3.1.2 Aufgaben/Aufbau des Qualitätsmanagementhandbuches
Das Kernstück der Dokumentation ist das vorliegende Handbuch. Das Qualitäts-managementhandbuch gliedert sich in drei Ebenen:
a.) Systembeschreibungen
Die Systembeschreibungen dokumentieren die Anwendung und Aufrechterhaltung eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Die allgemein gültigen Beschreibungen für die Qualitätselemente sind auch für eine externe Verteilung vorgesehen.
b.) Prozessbeschreibungen / Verfahrensanweisungen
Sind auf der Prozessebene/Projektebene gültig. In ihnen werden die Verantwortlichkeiten und Verfahren zur Umsetzung der Prozesse der Katholischen Aktion beschrieben. Diese Dokumente sind für den internen Gebrauch bestimmt.
c.) Arbeitsanweisungen
Soweit erforderlich werden in Arbeitsanweisungen einzelne im Qualitätsmanagement-handbuch und in den Prozessbeschreibungen festgelegten allgemeinen Grundsätze sowie spezielle Teilprozesse weiter konkretisiert. Die Arbeitsanweisungen sind für den internen Gebrauch bestimmt.
d.) Checklisten, Formulare, Informationen
Dokumente, welche dieser Kategorie zuzuordnen sind, sind für den internen Gebrauch vorgesehen.
Qualitätsmanagementhandbuch:
Das Qualitätsmanagementhandbuch erscheint in schriftlicher und elektronischer Form. Die Führung und der Änderungsdienst des Qualitätsmanagementhandbuches liegen im Verantwortungsbereich des/der Qualitätsbeauftragten der Katholischen Aktion. Im Rahmen des Änderungsdienstes können einzelne Kapitel gänzlich ausgetauscht werden. Das Austauschen von Einzelblättern ist nicht gestattet.
Die Seiten werden innerhalb eines Teilkapitels fortlaufend nummeriert. Die Anzahl der Kapitelseiten wie auch der aktuelle Ausgabestand (Revision) ist auf jeder Seite des Handbuches und in einem extra angeführten Änderungsverzeichnis angezeigt.
Zuständigkeiten:
Für die Erstellung, Herausgabe und Änderung des Qualitätsmanagementhandbuches, der Verfahrensanweisungen, der Arbeitsanweisungen, der Formulare, der Checklisten ist das Qualitätsmanagement verantwortlich. Sowohl die Herausgabe, als auch die Verteilung erfolgt nur nach Genehmigung durch den/die Generalsekretär/in. Alle Mitarbeiter/innen der Katholischen Aktion sind verpflichtet, sich an die betreffenden Kapitel im Qualitätsmanagementhandbuch zu halten.
Verteilung und Änderung des Qualitätsmanagementhandbuches:
Der/die Qualitätsmanagementbeauftragte ist verantwortlich für die Verteilung des Qualitätsmanagementhandbuches. Sämtliche Änderungen des Qualitätsmanagementhandbuches werden durch den/die Qualitätsmanager/in bzw. dokumentiert. Er/Sie ist auch verantwortlich dafür, dass alle Mitarbeiter/innen über Änderungen des Qualitätsmanagementhandbuches informiert werden. Neue Mitarbeiter/innen werden am Anfang in das Qualitätsmanagement eingeführt und im ersten Jahr immer wieder auf Dokumente passend zu ihren Tätigkeiten hingewiesen. Am Ende gibt es ein mündliches Evaluierungsgespräch zur Einschulung.
Hinweis:
Der Inhalt des Qualitätsmanagementhandbuches ist vertraulich. Die Weitergabe und Vervielfältigung der Gesamtunterlagen (oder Auszüge davon) sind nur nach Rücksprache mit dem/der Generalsekretär/in gestattet.
Das Qualitätsmanagementhandbuch betrifft die gesamte Katholische Aktion auf diözesaner Ebene, es wurde im Auftrag der Konferenz der Katholischen Aktion durch die/den Qualitätsbeauftragte/n in Zusammenarbeit mit den betroffenen Teilorganisationen erstellt. Im Handbuch sind grundsätzliche Informationen über Aufbau- und Ablauforganisation zu den einzelnen Qualitätsmanagementelementen der Norm DIN ISO 9001:2015 enthalten. Die aktuelle Ausgabe liegt im Büro des Generalsekretariats auf und es liegt im Verantwortungsbereich der QB, die elektronische Version des Qualitätsmanagementhandbuchs zu aktualisieren.